• El proyecto restringido denominado Anticoncepción de Emergencia está atrasado y no podrá ejercer el total de ingresos, equivalente a $100,000 dólares asignados para 2005, conforme al plan. Por otra parte, se sabe que en 2006 no habrá ingresos adicionales para ese proyecto, proveniente de fuentes externas.

• Estamos en el mes de octubre, y la Asociación necesita preparar su Presupuesto Propuesto para 2006. En este momento, la Asociación estima, que aproximadamente $30,000 dólares no serán gastados al 31 de diciembre de 2005, y ese monto debe ser trasladado, conforme a las normas de Auditoría, al presupuesto propuesto del 2006.

• De esta forma, para registrar esta operación en el SGIe, como primer paso la Asociación tiene entonces que establecer un Fondo de Reserva con un saldo inicial por los $30,000 dólares (ver Tutorial 3.1 Creación de Fondo o Reserva).

• Por otra parte, este fondo de reserva se ha creado en el SGIe con la finalidad de balancear el presupuesto; por lo que, para aplicar esta reserva contra el Presupuesto Propuesto de 2006, necesitamos como segundo paso crear una enmienda de un Fondo de Reserva a un Proyecto.

• En este momento, tenemos que tener creadas y abiertas las Tablas de Fechas de:

- Presupuesto Propuesto 2006 – Abierta
- Enmiendas Propuestas 2006 – Abierta

• En resumen, lo que haremos será crear los gastos por $30,000 de este proyecto en el Presupuesto Propuesto de 2006 usando una enmienda (o Transferencia) del Fondo de Reserva al Proyecto. Como resultado de esta enmienda, el saldo final proyectado de la reserva en 2006 será cero.

Pasos a seguir:

1. Primero cree el Fondo de Reserva con fecha de inicio 31 de diciembre de 2005 y fecha final 31 de diciembre de 2006, y con un saldo inicial de $30,000 dólares para reflejar el excedente de ingresos sobre gastos en 2005.

2. Enseguida, cree la enmienda reserva a proyecto para el año correspondiente al Presupuesto Propuesto (en este caso 2006), indicando correctamente el origen (Fondo de Reserva Fondos PAHO) y el destino (Proyecto de AE); y añada la(s) firma(s) de autorización.

3. Vaya a la página del Proyecto (en este caso Anticoncepción de Emergencia) y abra la página de Gastos, indique que va a trabajar en el libro mayor Enmiendas Propuestas 2006 y añada cada una de las líneas de gastos correspondientes al monto del Fondo de Reserva (en este caso los $30,000), asegurándose de vincular el asiento con la enmienda Reserva a Proyecto correspondiente (en este caso 2006-1) y especificando el donante.

4. Regrese a la página de enmienda e ingrese la fecha de aprobación. En la página de Aprobación, verifique que la reserva y los gastos están balanceados (el SGIe no le avisará si no lo están), y apruebe la enmienda.

5. Genere e imprima el informe correspondiente para sus registros.

6. Finalmente regrese a la página del proyecto y verifique que los Gastos hayan sido asentados, y que la página de Transferencias registra un monto igual a los gastos (con lo que se balancea el presupuesto). Examine la página de Fondo de Reserva para confirmar que la enmienda redujo a cero el saldo de la reserva.